El verdadero significado de Kaizen

Un amigo mío solía trabajar en el Centro Técnico de Toyota en Michigan, donde fue un ingeniero de diseño y yo era un ingeniero de sistemas. Recientemente, comenzó un nuevo trabajo en una empresa petrolera, y lo que le sorprendió fue cómo fascina a sus nuevos compañeros de trabajo estaban cuando se enteraron de procesos Kaizen de Toyota (teniendo en cuenta la reputación y los logros de la empresa en el mercado mundial del automóvil); algunos de ellos incluso le seguía a todas partes, para pedirle todo tipo de preguntas sobre Kaizen.

Durante este período, me uní a un grupo de Kaizen en LinkedIn y empecé a recibir correos electrónicos regulares sobre los diferentes tipos de temas Kaizen, y lo que me sorprendió fue cómo muchas personas parecían estar pensando Kaizen fue algo épico y de gran complejidad.

Kaizen es la palabra japonesa para "mejorar" o "cambio para mejor" y se refiere a una filosofía o prácticas que se centran en la mejora continua de los procesos de trabajo. Kaizen es algo que cualquiera puede adoptar fácilmente para ser más eficaces en el trabajo, usted no tiene que trabajar en la industria de la ingeniería o la fabricación. Para ayudarle a empezar, he compilado una lista de cuatro cosas que puede hacer para ser más eficaces al hacer las cosas "la manera de Toyota."

"Los grandes documentos" no significa "documentos largos"

No exagero cuando digo que Toyota es muy exigente con sus documentos; tienen dos formatos predominantes: A4 y A3. A4 es el tamaño de letra y A3 es de 11 x 17 pulgadas. En la mayoría de los casos, lo que los documentos que cree tiene que caber en una sola página en cualquiera de estos formatos. De hecho, una vez, el gerente de mi amigo no aceptaría su documento, ya que tenía una línea adicional en la segunda página.

Recuerdo que una vez tener que compilar un informe de la seguridad del sistema. Tenía todo tipo de gráficos y estadísticas, y pensé que no sería capaz de meter a todos en el formato A3. Le pregunté gerente PMPmy para ayudarme, y, mágicamente, se las arregló para encajar todo en una sola página, y muy bien; Luego dijo: "En Toyota, la gente dice 'si no se puede crear buenos documentos, no puede ser un gerente.'"

Por lo tanto, se pregunta: ¿Cuál es el problema si usted tiene algunas páginas adicionales? Bueno, ¿alguna vez se ha dado un informe largo y pensado: "¿Quién tendría tiempo para leer todo esto? Estoy ocupado. Sólo dime lo que necesito saber! "Es por eso! La mayor parte de los documentos de Toyota se parecen a lo que muchos considerarían ser resúmenes ejecutivos. La creación de este tipo de documento extremadamente concisa sirve para varios propósitos diferentes:

• Se mantiene enfocado en las piezas más importantes de información.
• Se te hace más consciente de cómo aparecerá la información al público.
• Le ayuda a crear fácil de seguir, documentos con gráficos, diagramas y otras ayudas en lugar de sólo grandes bloques de texto.

Creación de documentos de una página que también le ahorrará mucho tiempo, lo que habría gastado escritura y la preparación de la información superflua; una vez que el cuelgue de ella, es realmente muy fácil.

La próxima vez que usted necesita para crear un informe o incluso una presentación, tratar de encajar todo lo que quiere decir en una sola página. Incluso si al final de escribir un documento de varias páginas, el resumen de una página debería ayudarle a desarrollar su mensaje central en un documento que incluye sólo la información esencial.

No de los Cinco W, pero el Cinco de Y

Como ya he aprendido en la clase de Inglés, el cinco W son quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Respondiendo a las cinco preguntas le dará al lector una información completa. En Toyota, que es un poco diferente; el cinco W son: ¿por qué, por qué, por qué, por qué, y por qué. "Causa raíz" y "contramedidas" son probablemente las dos palabras que se usan con más frecuencia cuando se trabaja en Toyota. Toyota es grande en averiguar qué podría estar causando problemas y tratando de evitar los mismos problemas en el futuro. Este enfoque de "cinco por qué de" (5A) realmente ayuda a llegar al fondo de las cosas para mejorar los procesos.

Consideremos el siguiente ejemplo: acabo de caer mi MacBook Pro y se rompió. ¿Qué salió mal? ¿Cómo puedo evitar este tipo de situaciones en el futuro? La respuesta más obvia sería: "Trate de que no se caiga cuando recibe una nueva." Pero, ¿eso realmente al tema? Vamos a tratar de preguntarnos "por qué" cinco veces y encontrar la causa raíz.

• ¿Por qué me retiré mi MacBook Pro? Debido a que llevaba a su alrededor, sin una bolsa para sostenerlo.
• ¿Por qué no tengo una bolsa? Porque yo sólo tenía que mover el equipo desde el escritorio a la sala de estar.
• ¿Por qué tengo que mover el portátil a la sala de estar? Porque, a veces después de estar sentado en mi escritorio durante tantas horas, me canso y quiero sentarme en el sofá y hacer más trabajo.
• ¿Por qué me canso cuando me siento en mi escritorio durante muchas horas? Probablemente porque mi postura no es ergonómicamente correcta.
• ¿Por qué no es mi postura ergonómicamente correcta? Debido a que la silla es demasiado firme e incómodo y es difícil sentarse con la espalda recta en ella.

A-ha! Tal vez el problema que realmente necesitaba era a la dirección de la silla, no mis manos resbaladizas. El concepto de 5Y es similar a la de un diagrama de "causa y efecto". El propósito es poner una gran atención en el tema y localizar la causa raíz en lugar de centrarse en las causas secundarias superficiales. Con el ejemplo anterior, si sólo me había hecho un "por qué", entonces mi conclusión habría sido que necesitaba para comprar un bolso de la computadora, pero que no habría abordado la cuestión. No estoy seguro de si hay algún razonamiento científico en cuanto a qué es y por qué cinco es en lugar de seis o siete años, pero preguntar "por qué" cinco veces en realidad se resuelve bien la mayor parte del tiempo.

En lugar de correr a una conclusión, la práctica de tomar más tiempo para analizar el problema. Esto debería ayudar a evitar la repetición de los mismos errores, con lo que un activo más eficaz para su empresa.

Si usted no puede ver, entonces usted no sabe

La gente dice: "Lo que no se puede ver no puede hacerte daño," pero eso no es el caso si usted desea mejorar su eficacia.Otra gran parte de Kaizen de Toyota se llama Mieruka, que está traducido libremente en el sentido de "visualización". Cuando realmente quieres saber algo, tiene que verlo en números o en algún tipo de soporte material. Mieruka se trata de hacer cosas tales como los avances, retrasos, problemas y responsabilidades visibles para todo el mundo, por lo que no hay conjeturas o malentendidos.

Los siguientes son algunos ejemplos de la vida real de cómo Mieruka puede ayudar.

Si bien la gestión de un proyecto para un proveedor de Toyota, mi contacto me siguió llamando con tanta frecuencia que casi no podía hacer nada. Mi manager me sugirió que examinar los registros de mi teléfono para ver exactamente cuántas veces ella me había llamado; resultó que sólo una fracción de las llamadas que he recibido eran en realidad de ella. Se sentía como si estuviera recibiendo una gran cantidad de llamadas de ella, pero cuando miré el número real, estaba claro que el problema no era tan malo como había pensado en un principio.

Otro ejemplo fue cuando mi equipo estaba teniendo problemas para comunicarse con uno de los equipos en Japón. Mi equipo sintió el equipo japonés estaba causando retrasos, y el equipo japonés pensó que éramos los únicos no volver a ellos rápidamente. Decidí convertir este callejón sin salida con los dedos apuntando en una gráfica para determinar quién tuvo la culpa. ¿Cómo puede hacer "comunicación" visible para que pueda averiguar quién es frenar las cosas? Bueno, cogí un color para cada equipo: azul para mi equipo y verde para el equipo japonés. Cada vez que llama o por correo electrónico entre sí, me llenó una celda de la hoja de cálculo con el color de la parte que no haya iniciado la comunicación. Por lo tanto, si mi equipo llamado, entonces me gustaría llenar una celda con verde, y yo añadido otra celda verde cada día hasta que oímos desde el equipo japonés. Si nos contactaron por algo, me gustaría poner una célula azul en la hoja de cálculo. Hice esto para cada tema de la comunicación.

Una o dos semanas pasaron, y nos dimos cuenta de que un color comenzó a dominar la hoja de cálculo, lo que finalmente nos mostró que el equipo había sido mantener la pelota en su cancha durante demasiado tiempo. He publicado la hoja de cálculo donde todo el mundo en mi equipo podía verlo, así que cuando empezamos a ver demasiado azul, sabíamos que teníamos que volver al otro equipo. En lugar
de especular y señalar con el dedo, que sabía exactamente lo que estaba ocurriendo al ver un trozo de papel en
la pared.

No siempre es la tecnología que da lugar a la Eficacia

Usted puede haber notado que los métodos Kaizen de Toyota son muy baja tecnología. En estos días, muchos procesos en el mundo de los negocios se están automatizados, lo que requiere cada vez menos interacción humana. Por lo tanto, se podría pensar que el objetivo final de Kaizen es lograr la automatización% 100 sin el trabajo manual; esto es en realidad lo contrario de lo que Toyota cree.

Las imágenes de arriba muestran los caracteres japoneses de "Automatización". La imagen de arriba muestra la versión de Toyota de la misma. Observe la forma en que tiene una parte extra (rojo) en el carácter medio. Esta parte representa "humano." Para Toyota, la automatización y sin la intervención humana no es posible. Automatización existe porque la gente está involucrada; las personas son lo primero y luego todo lo demás sigue.

Este principio se refleja en los métodos Kaizen. Estos métodos son realmente acerca de cómo los seres humanos hacen su trabajo con mayor eficacia y obtener mejor en él. Kaizen no requiere ningún tipo de máquinas, equipos especiales, o software que simplemente implica hacer las cosas un poco diferente.

Los ingenieros del Centro Técnico de Toyota utilizaron un gran tablero de papel blanco para realizar un seguimiento del progreso de su trabajo, no una gran pantalla táctil, caro. Sí, era de baja tecnología, pero era sencillo y claro para todos. En lugar de un calendario en línea en mi equipo, he utilizado un método similar al papel un seguimiento de mi trabajo y esto funcionó muy bien. Cada vez que tenía que hacer algo, pongo una descripción en una nota adhesiva con una fecha de terminación y lo puso en un calendario grande en la plaza de la fecha de terminación. Si una tarea cada vez se retrasó, me gustaría mover la nota a la plaza para la nueva fecha. De esta manera, supe: (1) qué hacer, (2) cuando se suponía originalmente para terminarla, y (3) cuando en realidad la intención de terminarlo. Si utiliza las notas adhesivas en diferentes colores, se puede indicar qué tipo de tareas que son. Este método cumple Mieruka muy bien porque es visual, clara y fácil de entender para todos.

Sea consciente de lo que está haciendo

He adquirido algunas habilidades valiosas mientras se trabaja en Toyota. He aprendido cómo crear buenos documentos, cómo hacer las cosas intangibles visible, y cómo utilizar herramientas de uso diario, tales como cartón y pegajosas notas para evitar problemas, pero la lección más importante de todas era consciente de lo que estoy haciendo.

Si alguien le pidió que crear una lista de tema, ¿qué harías? ¿Le acaba de introducir descripciones de problemas en una hoja de cálculo de Excel y hacer con ella? Francamente, eso es lo que habría hecho antes de mi experiencia en Toyota. Hoy en día, me gustaría hacer algo diferente. La primera columna de la hoja de cálculo sería el número de incidencia. "Espera un segundo," usted puede preguntar, "¿Por qué necesitaría que cuando ya hay números de fila en Excel?" Es porque muchas personas quieren ordenar y reordenar los datos en una hoja de cálculo; cada vez que hacen esto, el elemento en la fila 6 cambios, por lo que terminan desplazándose por toda la hoja para encontrar el nombre de su elemento. Si desea que todos estén en la misma página, que tiene un número exclusivo para cada ejemplar es imprescindible. Este es un detalle muy pequeño pero sin duda ayuda a la comunicación sea más fácil.

La excelencia esperando

Después de trabajar en un ambiente colmado-Kaizen y experimentar las excelentes resultados, es difícil trabajar en un entorno en el que Kaizen no es el modus operandi. Cuando veo a todo el trabajo que algunos de mis colegas poner por escrito los documentos de múltiples páginas que no transmiten un mensaje claro (claramente debido al exceso de verborrea), estoy decepcionado que todavía tienen que descubrir la eficacia increíble y simplicidad de Kaizen. Me frustro cuando la gente comienza su día por conseguir café, acomodándose en un modo de piloto automático, y haciendo las mismas cosas de la misma manera, sin tratar de hacer mejoras; También soy testigo de la mala calidad que resulta inevitable. Por lo tanto, me he convertido en un promotor Kaizen, exaltando sus virtudes a todos los que escuchen y haciendo alarde de sus beneficios a aquellos que quieren llevar a sus compañías al siguiente nivel de excelencia.

Aunque las técnicas que he descrito anteriormente pueden ser elemental para algunos, sólo toma un momento y haga las siguientes preguntas: ¿Es realmente pensar acerca de mi trabajo? Qué pienso de la audiencia? Yo podría hacer mi trabajo de manera más efectiva? ¿Realmente tomo el tiempo para analizar los temas para que no vuelva a suceder?

espíritu Kaizen de Toyota no se trata de tomar un gran paso adelante y hacer algo extraordinario. Se trata de dar un paso atrás y mantener las cosas simples, en lugar de depender en gran medida de la tecnología. Se trata de hacer lo que haces cada día un poco mejor cada vez, simplemente pagando un poco más de atención.

Sobre el Autor

Eri Swager, PMP, es Presidente de Luxerge, LLC (www.luxerge.com). Ella ha trabajado como director de proyectos en la industria de TI, tanto para los clientes en los Estados Unidos y en el extranjero. Hasta hace poco, se desempeñó también como director del proyecto de TI en Principios de las Naciones Unidas para la Inversión Responsable.