ANALISIS DEL SUBSISTEMA DE OPERACIÓN DEL PROCESAMIENTO DE PEDIDOS.

El subsistema de operación de procesamiento de pedidos de productos, parte de la orden de compra del cliente.
El departamento de ventas procesa el pedido, ingresándolo al sistema informático SAP, donde se ingresa el código de los productos y las cantidades solicitadas por el cliente, el precio y se genera el pedido.
El departamento de producción genera un listado de pedidos y se revisan el inventario de productos terminados. Los productos que aparecen sin existencia se ingresan en una orden de producción en el sistema SAP. Y luego se realiza un informe de lista de necesidades de partes a producir y materiales necesarios. De la misma manera se revisan los inventarios de materias primas y se realiza la requisición de materiales a comprar.
El departamento de compras recibe la requisición de materiales y procede a realizar las cotizaciones y generar las órdenes de compra de los mismos.
El proveedor procesa dichas órdenes de compra y despacha los materiales, de acuerdo a las fechas de entrega pactadas.

El departamento de control de producción programa y procesa las órdenes de producción de los diferentes productos de acuerdo al plan de producción semanal, teniendo en cuenta que debe tener disponibilidad de las materias primas, mano de obra y capacidad de las máquinas, equipos y procesos necesarios.
El almacén recibe los productos terminados y realiza la programación de los pedidos, de acuerdo a la programación semanal y la disponibilidad de las camionetas. Realiza el despacho de los pedidos en las rutas establecidas.
Distribución realiza la entrega de los pedidos al cliente final en los horarios establecidos por la compañía.

En el desarrollo de cada una de estas actividades hay procedimientos establecidos por la compañía, los cuales tienen que cumplir la revisión de la documentación y la aprobación de cada jefe de departamento.

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LOS PROCESOS.


Subsistema de operación de procesamiento de pedidos.

ANALISIS DEL SUBSISTEMA DE OPERACIÓN DEL PROCESAMIENTO DE PEDIDOS.

A. Identificación del problema.
En el procesamiento de los pedidos de productos se presentan retrasos en la entrega de los mismos, en las fechas acordadas con el cliente. Por tal razón los clientes buscan alternativas de compra en las empresas competidoras con mejor tiempo de respuesta de entrega de productos.

B. Descripción del problema.
Los continuos incumplimientos de entrega de los pedidos han generado que los clientes cancelen los pedidos.
En el mercado existen diversos productos nacionales e importados, de buena calidad y precio competitivo. Además hay empresas competidoras muy fuertes y con amplia participación en el mercado.

C. Análisis del problema.
En el procesamiento de los pedidos intervienen varios departamentos de la empresa. Y se han identificado las siguientes fallas:

1. Falla en la determinación de la fecha de entrega del pedido.
2. Demoras en las compras de materias primas faltantes.
3. Demoras en la fabricación de los productos.
4. Fallas en la programación de los pedidos.
5. Incumplimiento en las fechas de entrega.

Alternativas de mejoras del subproceso de operación del procesamiento de pedidos.



1. El departamento de ventas debe implementar un pronóstico de ventas de acuerdo a los históricos de ventas de años anteriores y con las proyecciones de ventas de los clientes establecidos. Implementar las técnicas de pronósticos de análisis de series de tiempos. Y no utilizar pronósticos basados en la experiencia o en la intuición de los vendedores.

2. El departamento de producción debe determinar la política de inventarios de materias primas, productos semielaborados y productos terminados. Determinar los stocks de seguridad, los lotes económicos, los puntos de re-orden y tiempos de entrega de productos a los clientes. Implementar la administración de inventarios de tamaño de lote.


3. El departamento de compras debe determinar los tiempos de aprovisionamiento de materiales nacionales e importados, reducir el tiempo de procesamiento de trámites, cotizaciones y órdenes de compra. Integrar el sistema de información EDI con los proveedores para pronosticar el abastecimiento de materiales. Implementar los conceptos de la logística de aprovisionamiento.

4. El departamento de control de producción debe implementar estudios de tiempos de los procesos, reducir los tiempos de entrega de los productos, eliminar los cuellos de botella, cumplir el programa de producción en las fechas acordadas. Aumentar la capacidad de la planta de la sección de niquelado.


5. El almacén debe implementar estrategias logísticas de alistamiento, embalaje y programación de despachos minimizando los tiempos de entrega y reduciendo los sobrecostos por fletes y embalajes. Implementar los conceptos de logística de almacenamiento y distribución.

6. Distribución debe mejorar el tiempo de entrega de los pedidos de acuerdo a los horarios establecidos por los clientes. Y garantizar el cumplimiento de la ruta programada. Implementar los conceptos de logística de distribución.

Las anteriores alternativas de mejoras son viables en cada uno de los departamentos y se pueden implementar en un corto plazo, con la participación y compromiso de cada área.

Fuente: Análisis de caso empresarial presentado a la UNAD.